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江西理工学关于印发《江西理工大学采购与招标管理办法(2022年修订)》的通知

 

江西理工大学采购与招标管理办法

2022年修订)

第一章 总 则

第一条 为了规范学校采购及招标工作,提高资金使用效益,维护学校利益,促进廉政建设,依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《政府采购需求管理办法》(财库〔202122号)等有关法律法规,结合我校实际情况,现将《江西理工大学采购与招标管理办法(2019年修订)》修订如下。

第二条 本办法所称采购,是指使用学校资金有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品。

本办法所称工程,是指基建工程、维修与装饰工程等。

本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条 采购与招标工作应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。

第四条 各单位应加强采购计划和预算管理,科学、准确地编制采购计划和预算。定期集中、汇总采购项目,尽可能压缩采购批次,降低采购成本,提高采购效率。

第五条 各单位采购应按规定履行审批手续,并落实经费来源后方可实施。

第六条 任何单位和个人不得将依本办法必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。同一采购预算项目下的采购项目不得采用分散采购方式采购两次以上。

第七条 学校采购与招标工作严格实行回避制度。在采购活动中,采购人员及相关人员与供应商(指提供货物、工程和服务的法人、其他组织、或者自然人)有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。

第二章 组织机构及职责

第八条 学校采购与招标按照决策、执行和监督相对分离的原则,采购与招标委员会是学校采购事务议事和决策的专门组织,后勤保障部是具体执行组织。采购与招标委员会由分管采购与招标的校领导为主任委员,后勤保障部部长为常务副主任委员,校工会主席、计划财务处处长、校园服务与校产管理中心主任为委员。采购与招标委员会每周四上午召开例会,采购与招标委员会委员因故不能参会的,应事先请假,并安排本部门副处(学校中层副职)及以上人员参会。

第九条 后勤保障部是学校采购与招标工作常设办事机构,负责学校有关工作的组织和实施,主要职责如下。

(一)贯彻国家采购与招投标法律法规和方针政策,拟订学校有关采购与招投标规章制度和具体实施办法;

(二)负责学校年度采购计划和预算的汇总;

(三)负责学校已经发改委立项工程项目及未经发改委立项的新建改扩建工程项目的采购计划编制和上报;组织需纳入省、市集中采购与招标项目的申报;

(四)审核服务类项目招标控制价;

(五)接受采购需求等与项目采购有关材料;

(六)对采购需求、采购实施计划进行审核,并将审核意见提交采购与招标委员会会议审定;对重大、关注度高的项目牵头组织采购需求调查;

(七)组织采购与招标委员会会议;

(八)编制采购项目的采购文件;

(九)对纳入政府公共资源交易平台(以下简称公共平台)采购的,配合主管部门和招标代理机构(以下简称代理机构)做好相关工作,办理委托手续;

(十)发布采购信息(在校园网或指定其他媒介),接受投标报名;

(十一)资格审核(如有必要,可组织对投标人的资质、经营状况、技术力量等实地考察,进行资质预审,对中标人的资格、投标材料进行核查);

(十二)组织开标会,确定中标单位;

(十三)公示评标结果(在校园网或其他指定媒介上),处理有关质疑,发放成交通知书;

(十四)组织采购合同洽谈、审查与签订,督促合同执行;

(十五)组织工程项目竣工验收和服务类采购项目验收;参与货物类项目的验收;

(十六)负责采购与招投标有关文件资料整理、立卷归档和管理;

(十七)负责招标代理机构遴选、日常管理和考核;

(十八)处理采购过程中的质疑以及法律纠纷等相关事宜;

(十九)向学校、采购与招标委员会报告招投标工作。

第十条 计划财务处(以下简称计财处)有关主要职责

(一)负责学校年度采购资金及临时项目资金安排;

(二)负责学校年度采购计算和预算的上报;

(三)审核采购项目资金支付的符合性和付款方式;

(四)参与对采购需求的合规性审查;

(五)负责项目核算和结算付款。

第十一条 审计处有关主要职责

(一)按规定对工程项目招标预算价和控制价进行审核;

(二)根据需要采用事前、事中或事后审计方式,对项目招标过程和结果实施审计;

(三)按规定对工程项目进行结算审计。

第十二条 校园服务与校产管理中心有关主要职责

(一)负责学校通用办公设备配置标准的审核;

(二)负责学校货物类项目采购预算价审核和学校政府采购统筹经费采购立项汇审;

(三)负责预算在5万元以下维修工程的立项、施工与管理;

(四)组织学校货物类采购项目、5万元以下维修工程项目的正式验收;

(五)参与对采购需求的合规性审查;

(六)办理固定资产入库等。

第十三条 校工会有关主要职责

(一)负责收集全校各部门对学校采购工作的意见与建议;

(二)参与对采购需求的合规性审查。

第十四条 采购项目申请单位或课题组(以下简称用户单位)和工程管理部门(校党委常委会或校长办公会确定的专职建设项目管理机构和后勤保障部)负责管理职能范围内的采购项目申报工作,并负责采购项目的技术性事项,有关主要职责如下。

(一)用户单位行政主要负责人是本单位采购计划和预算编制及采购工作第一责任人,单位采购计划、预算及采购需求确立应集体审定。

(二)负责采购项目的前期准备工作。包括项目的调研、论证、审批、立项等前期准备工作,组织本单位货物和服务、工程采购的立项审查和采购需求调查。100万元以上的项目应提交书面的采购需求调查报告(含省内高校同类项目的建设情况,该项目的技术、商务要求的调研与审查过程)。

(三)确定采购项目技术要求,提出书面的采购需求、采购实施计划。工程项目招标文件的主要技术内容、施工图和工程量清单等由工程管理部门负责。

工程量清单和工程预算应委托具备相应资质的造价咨询公司编制,且应在委托协议中明确编制要求,如误差控制范围以及处罚条款等。

(四)负责采购项目技术释疑。包括技术答疑和答疑文件编制等。现场踏勘以及对工程项目投标人或潜在投标人的资质、经营状况、技术力量等进行考察,由后勤保障部会同工程管理部门组织。

(五)提出合同中有关项目的技术要求文本,当拟签合同文本中有与采购文件中的合同文本不一致时,参与合同洽谈。工程项目的合同执行和施工管理由工程管理部门负责。

(六)组织采购项目的初验。

第十五条 后勤保障部负责组建项目评标(论证)专家小组。每次评标专家小组成员人数为3人及以上单数,其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

第三章 采购计划

第十六条 学校采购实行年度计划和预算管理制度,后勤保障部每年10月组织下一年度采购计划与预算的编制工作。各单位应按要求和需要编制本单位下一年度采购计划与预算,经分管校领导同意后报归口管理部门;归口管理部门按权限组织汇审,再报经分管校领导同意和落实经费预算后送后勤保障部;后勤保障部分类分项汇总后报校长办公会审定。

学校工程项目、各单位货物及服务采购计划和预算,按经费归口管理部门进行汇审:

(一)属教务处统筹管理的经费,由教务处负责组织相关部门汇审;

(二)属学科建设与发展规划处统筹管理的经费,由学科建设与发展规划处负责组织相关部门汇审;

(三)属科学技术处统筹管理的经费(含专项人才引进、财政性资金资助的科研项目经费),由科学技术处负责组织相关部门汇审;

(四)属校园服务与校产管理中心统筹管理的经费,办公设备及其配套设施(含学生宿舍、教室)采购立项,由校园服务与校产管理中心汇审;

(五)工程管理部门负责学校基建、大型维修和改造(含水电)等工程项目的立项和汇审;

(六)校园服务与校产管理中心负责学校物业服务(含垃圾清运)等采购立项和汇审;

(七)武装部、保卫处负责安保服务采购立项和汇审;

(八)图书馆负责图书资料采购立项和汇审;

(九)校医院负责药品、体检服务等采购立项和汇审;

(十)各单位自筹经费的采购预算和计划,由各单位自行组织汇审,落实经费后送后勤保障部。

第十七条 经上级批复的采购计划与预算原则上不得更改。因不可预见因素需临时增加采购项目,经归口经费管理部门审定后,按学校财务审批权限规定报批。原则上政府集中采购目录内的货物、50万元以上的货物与服务、60万元以上的工程,不能以临时项目增加。

第四章 采购方式

第十八条 学校采购分为集中采购和分散采购两种形式。凡达到集中采购限额标准的采购项目或政府集中采购目录内的货物与服务,必须实行集中采购。集中采购由后勤保障部组织实施,分散采购以各用户单位为主实施。

第十九条 集中采购可以采用公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购、邀请招标、电子卖场等采购方式。

第二十条 达到集中采购限额标准的一般采购方式和单一来源采购方式确定。

(一)采购项目的采购方式由后勤保障部依照上级文件要求提出方案,学校采购与招标委员会会议审定;因特殊情况需改变采购方式的,需履行审批手续。

(二)凡符合以下情形之一的货物和服务采购项目,可以采取单一来源采购方式采购:

1.只能从唯一供应商处采购的;

2.发生了不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购的;

3.为保证原有采购项目的一致性或者满足服务配套的要求,必须继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。

(三)拟采取单一来源采购方式的项目,其采购方式须经学校“三重一大”会议审议通过。

第二十一条 纳入集中采购范围的项目,由后勤保障部组织实施,集中采购的范围如下。

(一)货物

1.政府集中采购目录内的物品;

2.科研课题经费(不含学校立项、配套经费,下同)采购仪器设备、试剂、材料、检测服务等单项或批量预算金额在50万元及以上的采购项目;

3.其他经费采购:单项或批量预算金额在5万元及以上的采购项目。

(二)工程

1.政府集中采购目录内的项目。

2.房屋建筑和市政基础设施新建、扩建工程单项合同估算价在15万元及以上。

3.修缮(含房屋、水电)、装饰、绿化等工程施工项目,以及勘察、设计、监理、专项检测、工程量清单和预算编制等服务项目单项合同估算价在10万元及以上。

4.维修、改造工程单项造价在5万元及以上,10万元(新建、扩建工程15万元)以下的为小型维修改造,纳入学校小型维修改造工程招标管理。

(三)服务

1.政府集中采购目录内的项目。

2.单项预算金额在5万元及以上。

第二十二条 纳入分散采购范围的,以各用户单位为主组织实施,分散采购范围如下。

1.采购货物或服务,使用科研课题经费采购单项或货物批量金额50万元以下的采购项目,在符合对应课题的经费管理规定的前提下。

2.使用其他经费单项或货物批量金额在5万元以下的采购项目。

3.新建、扩建、维修、改造工程单项造价在5万元以下的工程项目。

第二十三条 国家及省、市对采购与招标项目适用范围及标准另有规定的,从其规定。

第二十四条 实行政府采购项目(不含经发改委立项的)的结算价原则上为招标中标价。但考虑到工程项目施工过程中可能出现签证和施工方案设计变更等不可预测性,以及项目实施过程中遇到的一些特殊情况,采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%(《中华人民共和国政府采购法》);调整10%以上,30%以下(含30%)应报经省政府采购监督处批准,工程项目要经省财政厅评审;调整超过30%以上的必须重新申请招标采购。

第五章 采购程序

第二十五条 货物和服务集中采购程序

(一)前期调研

用户单位根据年度采购计划,组织对拟采购项目进行采购需求调查,调查对象不少于3个,并应当具有代表性,根据调查情况,进一步明确采购预算,确定采购需求、采购实施计划。

(二)预算审核

1.货物类采购项目的预算审核由校园服务与校产管理中心负责,用户单位向校园服务与校产管理中心提交有经费管理部门签字盖章的含货物采购详细参数的《货物类采购预算审核表》,临时性增加项目还需提供后勤保障部或按学校财务审批权限规定报批的相关领导审批的立项报告。工会福利项目、分散采购项目(不含较大额度的分散采购项目)不需要进行预算审核。

2.服务类采购项目的预算审核由后勤保障部负责,用户单位向后勤保障部提交《服务类采购预算审核表》。

(三)提交采购需求管理文件

用户单位向后勤保障部提交采购需求管理文件(纸质稿和电子稿),包括:

1.采购意向;

2.采购需求;

3.采购实施计划;

4.合同模版。

临时新增项目,还须提交分管校领导审批同意的采购立项报告。

(四)采购需求审核

由后勤保障部牵头对项目的采购需求、采购实施计划、合同模版进行审核,初审合格则将该项目的采购需求管理文件提交采购与招标委员会会议审核。

(五)上会审核

后勤保障部组织召开采购与招标委员会会议,审核采购需求管理文件,审核通过则进入采购实施环节;审核不通过则中止执行。

(六)实施采购

1.开始采购意向公开,时间30天;

2.采购意向公开满30天后,公布招标文件;

3.按招标文件规定时间组织评标,确定中标单位;

4.合同签订与备案。

200万以上的货物、服务,由学校法人与中标单位签订合同;200万以下的货物、服务,由后勤保障部负责人作为学校法人的委托人与中标单位签订合同。合同签订后2个工作日内完成合同备案。

(七)实行紧急采购的项目,不进行采购意向公开,具体采购方式由采购与招标委员会确定。达到学校集中采购额度的采购项目,如申请紧急采购,须提交由用户部门或经费管理部门负责人(中层正职)签字、并有分管校领导审核同意的申请报告。疫情防控期间对防控物质、防控服务的采购,可简化审批与采购程序。工会福利项目,可不进行采购意向公开。

(八)达到学校集中采购额度的项目,如申请分散采购,须提交由用户部门负责人(中层正职)签字、并有分管校领导审核同意的申请报告,经采购与招标委员会审核同意后可授权实施。

第二十六条 工程项目集中采购

(一)受理招标申请。由工程管理部门填写项目招标申请表,拟订招标要求并向后勤保障部提交以下资料:

1.工程项目立项审批文件、校长办公会决议或经校领导审批的报告;

2.经审核的施工图或施工方案、工程量清单和工程预算;

3.工程项目预算审计评审报告;

4.招标技术要求等。

(二)后勤保障部组织学校采购与招标委员会会议审议。

(三)必要时,后勤保障部可组织专家进行技术论证。

(四)组织招标,确定中标单位。

(五)合同洽谈与会审。由后勤保障部组织合同洽谈和会审,重大项目或者复杂项目合同应送学校律师顾问审核。

(六)合同签订和合同备案。400万以上的工程,由学校法人与中标单位签订合同;400万以下的工程,由后勤保障部负责人作为学校法人的委托人与中标单位签订合同,办理合同备案。

第二十七条 小型维修改造工程采购程序

1.以经审计评审的工程预算价为最高控制价或要约价(可根据项目大小和难易程度下浮3-6%,绿化工程下浮6-12%),由后勤保障部邀请至少3家施工单位进行招标,或在校园网进行招标公告3个工作日接受施工企业投标,由后勤保障部会同校园服务与校产管理中心、用户单位组织开标,确定中标单位。

2.学校其他小型维修,以及其他小型改造工程管理参照执行。

第二十八条 分散采购程序

分散采购区分为较大金额项目和较小金额项目分别实施。

(一)较大金额:科研课题经费在20万元及以上,50万元以下;其他经费在2万元及以上,5万元以下为较大金额。较大金额项目的采购程序如下。

1.项目预算审核:用户部门做好预算后,须到相关部门进行预算审核,工程类、货物类和服务类项目的预算审核分别由审计处、校园服务与校产管理中心和后勤保障部负责。

2.提交采购申请。由用户单位向后勤保障部提交分散采购申请表。

3.询价(或谈判)和确定供应商。由用户单位牵头组成采购询价或谈判小组,组织集体询价或谈判,形成书面询价或谈判记录,确定成交供应商。

4.合同签订。由用户单位主要负责人作为学校法人的委托人与成交单位签订合同,后勤保障部负责盖学校合同章和备案(分散采购申请表、预算审核表、询价记录、合同),合同签订日期为盖章的当日。

5.采购验收。用户单位自行组织验收;如属于固定资产,由用户单位到校园服务与校产管理中心办理入库、建卡。

(二)较小金额项目:2万元(科研课题经费20万元)以下为较小金额。

由用户单位自行组织市场询价、直接采购。如需签订合同,供货单位签字盖章后及时到后勤保障部盖学校合同章,合同由用户单位负责人签字,合同签订日期为盖章的当日。如属于固定资产,由用户单位到校园服务与校产管理中心办理入库建卡等手续。

属于政府集中采购目录内的商品,用户单位不得以较小金额为由自行采购(分散采购)。

第二十九条 抢修仪器设备实施程序

对于因故障导致无法正常使用从而严重影响学校教学、科研工作正常开展的设备可以实施紧急抢修,根据市场询价分情况处理。

1.预算在5万元以下的,由用户单位提出专题维修报告,经本单位仪器设备管理负责人签字同意,报经本单位分管领导和主要领导审批后,由用户单位直接实施。

2.预算在5万元及以上,10万元以下的,除履行前款程序外,须报经学校设备管理部门认定和分管校领导审批后,由采购与招标委员会邀请维修单位进行议标或者授权用户单位组织实施。

3.预算在10万元及以上,20万元以下的,除履行前款程序外,维修预算须经归口管理部门审核,还需至少一名有关专家出具鉴定意见,并报校长审批,由采购与招标委员会邀请维修单位进行议标或者授权用户单位组织实施。

4.预算在20万元及以上的,除履行前款程序外,还需至少两名有关专家出具鉴定意见,由采购与招标委员会邀请维修单位进行议标或者授权用户单位组织实施。

第三十条 抢修工程实施程序

1.由后勤保障部、校园服务与校产管理中心协商,邀请施工单位商定施工费用计量办法,立即组织抢修施工。

2.由后勤保障部委托编制抢修项目工程量清单,并办理有关报建报批手续。后续按照工程项目正常管理程序实施。

第三十一条 数据资源、药品、服务采购等可以采取协议供应商的方式,由用户单位在上年末或本年初提出申请,经分管校领导批准同意,按规定组织招标或谈判方式确定协议供应商,协议年限最长不超过三年。

第三十二条 对捐赠的设备或工程,如捐赠单位要求自行采购或指定供应商的,接受捐赠的单位可直接与捐赠单位或供应商签订合同,并报后勤保障部登记备案。

第六章 验 收

用户单位、校园服务与校产管理中心、后勤保障部应根据合同约定按时组织验收,因延期验收给学校造成不良影响与损失的,应追究验收有关人员的责任。

第三十三条 集中采购(单个合同金额在5万元及以下)、分散采购(分散限额内)中的货物与服务的初验与正验,均由用户单位自行组织,校园服务与校产管理中心进行业务指导。

第三十四条 集中采购货物的验收(单个合同金额5万元以上)

(一)初验

初验含接收验收与技术验收,由用户单位牵头组织。

1.接收验收。用户单位会同校园服务与校产管理中心、后勤保障部进行货物的接收验收。主要是对货物的外观、品名、规格型号、生产厂家、产地、数量、配件与采购要求,以及技术资料对照采购合同逐一进行核实,填写货物接收登记表。

2.技术验收。用户单位会同校园服务与校产管理中心、后勤保障部组织专业技术人员进行货物项目的技术验收,主要是对安装调试好的仪器设备开机运行使用,并依据合同要求对仪器设备的性能、技术指标进行验收。贵重或者技术复杂仪器设备、大宗货物的验收,必要时应邀请专家或国家认可的质量检测机构(还可邀请竞标单位)参加验收工作,并出具验收意见。

用户单位牵头组织验收,原则上每次验收应有书面结论,验收不合格的,要及时出具限期整改意见书;合格的,必须撰写验收报告,内容必须包含合同的履行、安装调试情况,技术指标校验情况。

初验合格的,用户单位撰写《项目正式验收申请》和《货物采购正式验收报告》,经用户单位负责人审定同意并加盖公章后,向校园服务与校产管理中心提请正式验收。

(二)正式验收

由校园服务与校产管理中心牵头组织。

1.用户单位、供应商分别介绍合同履行及验收情况。

2.验收小组对合同履约情况、验收情况以及存在的问题进行讨论和质询。

1)如果发现存在严重问题,应责成供应商立即整改,并宣布验收无效,重新确定验收时间。

2)发现存在一般需整改的问题,可填写《采购验收报告》,责成供应商整改,整改到位后,提交书面整改到位意见,再形成正式验收意见(包括违约处罚),验收组人员签字,校园服务与校产管理中心盖章。

对初验合格,不存在违约情况的项目的正式验收,可适当简化程序。

第三十五条 集中采购服务的验收(单个合同金额5万元以上)

(一)初验

由用户单位牵头组织,会同后勤保障部、校园服务与校产管理中心进行初验。主要对实际履行的服务项目的服务效果对照合同逐一进行核实;对用户日常满意度测评数据、管理资料等进行统计、分析、汇总,形成服务效果综合验收意见,对服务不满意或合同履行不到位的要提出明确的处罚意见。初验合格验收小组必须撰写验收报告并填写验收表。由用户单位提请正式验收。

(二)正式验收

由后勤保障部牵头组织。

1.用户单位、供应商分别介绍合同履行及验收情况;

2.验收小组对合同履约情况、验收情况以及存在的问题进行讨论和质询,形成正式验收意见(包括违约处罚),验收组人员签字,后勤保障部盖章。

第三十六条 纳入招标的工程项目竣工验收。

(一)未经发改委立项的项目

1.初验

1)由工程管理部门牵头会同用户单位、后勤保障部组织施工、监理、勘察、设计等单位,对土建、装修、水电、消防、设施设备等内容对照工程量清单和验收标准(执行国家法律、法规、工程建设强制性标准和工程项目设计建设质量标准等情况)进行验收,对相关材料(完整性、规范性等)、问题整改结果等进行核查,并汇总验收结果。对存在的问题组织讨论,形成综合处理意见,要求施工单位限期整改。

2)整改到位后,验收小组必须撰写验收报告,内容包含合同履行、主要验收内容的符合性和验收标准的符合性情况,存在问题的整改情况等。由用户单位、工程管理部门领导审定同意并加盖公章后,提请正式验收。

2.正式验收

1)由后勤保障部牵头组织,用户单位、施工单位、甲方代表分别书面汇报工程项目建设质量状况、合同履约及执行国家法律、法规、工程建设强制性标准和工程项目设计建设质量标准等情况;有工程变更和签证的,须提供由审计处出具的工程变更和签证评审或备案的证明材料,书面汇报材料加盖部门(学校工程管理部门)和用户单位公章(有用户单位的)后交后勤保障部,作为验收附件存档。

2)查看工程实体质量目测观感。

3)对竣工验收情况进行汇总讨论。

如果发现工程存在重大问题,验收组应责成责任单位立即整改,并宣布验收无效,重新确定验收时间;

如果发现存在一般性需整改的问题,可填写《建设工程竣工验收备案表》和《建设工程竣工验收报告》,后勤保障部暂不盖公章,有关人员不签字。委托后勤保障部、工程管理部门和用户单位组织整改情况复查,确认整改到位后,形成正式验收意见(包括违约处罚),验收小组人员签字,后勤保障部盖章。

3.预算价在5万元以下的维修工程项目由校园服务与校产管理中心牵头,参照以上内容和要求(可适当优化)组织验收。

(二)经发改委立项的项目,按照国家有关规定的验收程序和要求组织验收。

第七章 管理与监督

第三十七条 后勤保障部应加强内部管理,建立健全内部监管、教育、培训、考核及内部工作人员轮岗交流制度;不断提高职业道德素质和专业技术水平。对职业道德考评不合格者,不得继续任职。

第三十八条 学校监察部门应组织对招标采购专项巡查,切实加强招标采购执纪监督,对参与采购与招投标活动的工作人员违规操作、失职渎职、玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊者,学校将追究其纪律和行政责任;构成违法犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

第八章 附 则

第三十九条 本办法如有必要出台有关实施细则,由后勤保障部另行制订。

第四十条 本办法自发文之日起执行,学校其他文件中凡与本办法不一致的,以本办法为准,由后勤保障部负责解释。

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