江西理工大学物资采购管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强学校物资采购管理工作,进一步规范采购行为,提高资金使用效益,加强监督管理,促进廉政建设,推动学校事业发展,根据《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》和《江西省省直单位政府采购管理实施办法》等法规文件精神,并结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条  凡通过学校财务支付(含财政性资金和科研、创收等非财政性资金)采购的物资,以及为师生代购的大宗物资,均适用本办法。

第三条  本办法所称物资是指纳入但不限于《江西省省本级政府采购目录》内的物资,主要包括教学、科研、行政、食堂设备,图书资料,办公家具,药品,劳务,以及各类低值易耗品等。

第四条学校的一切采购活动必须严格执行国家有关法律法规,并应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。任何单位和个人不得将必须进行招标的项目化整为零或以其他任何方式规避招标。

第二章  组织机构

第五条  采购的组织机构分为省级政府集中采购、市级政府集中采购、学校自行采购三种,其职责如下:

(一)省级政府集中采购组织机构由省政府授权财政厅下属的采购工作领导小组办公室组织,并依托省政府采购中心和经财政部门认定资质的政府采购招标代理机构(以下简称招标代理机构)实施政府采购行为。其主要职责是负责《政府采购目录》范围内项目的政府集中采购工作。省政府采购中心负责《政府采购目录》中“通用的政府采购项目”的政府集中采购或协议定点采购组织工作;招标代理机构负责《政府采购目录》中“本部门、本系统有特殊要求的项目”的政府集中采购组织工作。

(二)市级政府集中采购组织机构由市政府授权财政局下属的采购工作领导小组办公室组织,并依托市政府采购中心和招标代理机构实施政府采购行为。其主要职责是根据省政府采购工作领导小组办公室的委托实施学校物资政府集中采购工作。

(三)学校自行采购组织机构由学校授权物资采购招标小组(物资采购招标小组成员由资产管理处、纪委监察室、校工会、财务处、审计处、教务处、学科发展处、图书馆、后勤集团、用户单位等部门负责人,教师代表,以及于招标前从专家库中临时抽签确定的校内外相关领域的专家组成,其中:资产管理处主要负责人任组长)组织,并依托资产管理处实施学校采购行为。其主要职责是对省政府采购工作领导小组办公室批回学校自行采购的物资;以及不在《政府采购目录》内,但在学校规定范围内的物资实施采购。

第六条  学校自行采购的项目预算金额在2万元以下,由物资采购招标小组授权资产管理处和相应用户部门共同组织实施采购工作;预算金额在2万元以上(含2万元),10万元以下的,具有特殊情况的项目,经物资采购招标小组研究同意后,可授权资产管理处会同相应用户部门共同组织实施采购工作。

第七条  各学院和工程研究院作为设备采购的主要部门,应设立本部门的设备管理领导小组,明确分管的院领导和具体工作的干事,报学校备案。

第三章  采购计划

第八条  学校物资采购原则上实行年度计划管理,于每年10月由资产管理处起草,学校行文部署下一年度物资采购计划与预算的编制工作。

第九条  各部门于每年11月根据学校编报要求和工作需要编制本部门采购计划与预算,经分管校领导同意后报归口管理部门。

第十条  教务处、学科建设与发展处、科学技术处、校长办公室、人事处等部门为物资采购计划与预算的归口管理部门,应按归口管理权限组织汇总编制相应的物资采购计划与预算,并经分管校领导同意后报资产管理处执行。

第十一条  资产管理处负责审核、汇总全校下一年度的采购计划与预算,经分管校领导同意后提请校领导办公会议审定。

第十二条  学校于每年12月下达各部门下一年度的采购计划与预算。

第十三条资产管理处及时将学校批准的年度采购计划与预算报省政府采购工作领导小组办公室,经省政府采购工作领导小组办公室批复的计划与预算原则上不得更改;确有更改需要的,提请归口管理部门和分管校领导审批同意后,再由资产管理处报省政府采购工作领导小组办公室批复。

第十四条  各部门行政一把手或主要负责人是物资采购计划与预算编制的第一责任人,负责主持本部门的编报工作。同时,各部门的物资采购计划与预算应提交本部门领导集体研究、论证和审议。

第十五条  因不可预见因素需临时增加的预算外的物资采购计划,经归口管理部门同意后,按财务审批权限报批。

第四章  采购方式

第十六条  采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等五种方式,其中:

公开招标是指招标采购单位依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标;

政府采购邀请招标是指招标采购单位依法从符合相应资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商,并以投标邀请书的方式,邀请其参加投标;

竞争性谈判是指采购人或代理机构通过与多家供应商(不少于三家)进行谈判,最后从中确定成交供应商;

单一来源采购是指只能从唯一的供应商采购的方式;

询价是指被询价的供应商一次报出不得更改价格的方式。

第十七条  学校物资采购的具体方式,属《政府采购目录》内的物资,按照省政府采购工作领导小组办公室或市政府采购工作领导小组办公室批复的方式执行;不在《政府采购目录》内,但在学校规定范围内的物资,由物资采购招标小组确定采购方式。

第五章  采购程序

第十八条  经省政府采购工作领导小组办公室或市政府采购工作领导小组办公室批复,由学校委托招标代理机构实施的项目,严格按照《江西省政府采购程序规范》规定的程序执行。其中采购方式为单一来源的项目,资产管理处还须会同用户部门对唯一供应商进行遴选和确定项目的最高控制价。

第十九条  经省政府采购工作领导小组办公室或市政府采购工作领导小组办公室批复,由学校自行采购的项目,按以下程序执行:

(一)项目预算在2万元以上(含2万元)的

1.用户部门申报项目并提交技术参数及相关审批手续;

用户部门在申报采购项目前,项目负责人应组织人员充分调研,实事求是地编制预算,认真核定技术参数;用户部门分管领导应组织专家对技术参数进行论证并统一意见后送资产管理处。如采购项目预算在50万元(含50万元)以上或采购设备为大型贵重精密仪器或单台设备预算在20万元以上(含20万元)的,用户部门应组织归口管理部门和资产管理处召开论证会,并至少邀请三名以上校外或其他部门的专家参加。

2.招标人组织编制招标文件,并召开预备会审定;

3.招标人发布招标公告或发出投标邀请书;

4.根据招标文件要求,招标人对投标单位进行资格预审(重大项目预审后报招标委员会审定);

5.招标人向投标单位发放招标文件和有关技术资料,并组织相关业务主管部门及用户部门进行答疑;

6.招标人组建评标小组;

7.招标人在规定的时间、地点收取标书、投标保证金等;

8.招标人组织公开开标、评标、定标;

9.招标人公示评标结果;

10.招标人发出中标通知;

11.招标人协同相关业务部门组织签定采购合同;

12.用户部门和相关业务主管部门组织初验;

13.物资采购招标小组组织专家进行正式验收。

(二)项目预算在2万元以下的

1.用户部门申报项目并提交技术资料及相关审批手续;

2.资产管理处会同用户部门选定供应商,并进行询价;

3.资产管理处会同用户部门组织签定《非招标项目采购决议书》和采购合同;

4.资产管理处会同用户部门验收。

第二十条  凡涉及协议供货采购的项目,还须履行以下程序:

1.根据省政府采购工作领导小组办公室确定的协议采购的中标品牌及协议供货商,由招标人选择所采购货物的品牌和协议供货商,并根据省、市级最新中标价格确定需采购价格和型号;

2.到省政府采购工作领导小组办公室填写《政府采购协议供货申请单》并交采购工作领导小组办公室审核后,报采购工作领导小组办公室备案;

3.采购单位与协议供货商签订政府采购协议直供合同;

4.供应商发货;

5.验收(根据预算按第十九条执行);

6.采购单位将供货凭证交政府采购工作领导小组办公室确认盖章,采购单位凭盖章后的供货凭证办理支付手续。

第六章  招  标

第二十一条  经省政府采购工作领导小组办公室或市政府采购工作领导小组办公室批复,由学校委托招标代理机构实施的项目,由招标代理机构组织招标。凡委托招标代理机构招标的,应与代理机构签订招标委托协议,明确各自的权利和义务。

第二十二条  经省政府采购工作领导小组办公室或市政府采购工作领导小组办公室批复,由学校自行采购的项目,预算在2万元以上(含2万元)的由学校组织招标。

第二十三条  学校组织的招标原则上要采用公开招标或邀请招标。因项目特殊,采用公开招标或邀请招标满足不了用户需要的,由用户部门提出申请后,报请物资采购招标小组决定其他方式。

第二十四条招标公告或投标邀请书一般应载明:招标方式;招标文件编号;招标项目的名称、用途、品牌、厂家、出厂地、规格、技术参数、质量要求及数量或规模;履行合同期限与地点;获取招标文件的办法和时间;投标保证金;投标截止时间及投标书投递地点;开标的时间、地点;对投标单位的资质要求;联系单位、联系人及联系电话;其他必须说明的内容。

第二十五条  招标文件是投标和评标的主要依据,招标文件一般由以下几个部分组成:1.投标邀请书;2.投标单位须知;3.招标项目的名称、用途、品牌、厂家、出厂地、规格、技术参数、质量要求及相关图纸资料;4.评标的原则和方法;5.项目完成及验收时间;6.售后服务要求;7.付款方式及条件;8.合同的一般条款和特殊条款;9.验收方式及标准;10.投标文件的编制规范要求。其内容应真实、准确、完整,所提招标条件应公平、合理、合法,不得要求或标明特定的投标人以及含有任何潜在倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容。

第二十六条  招标人对招标文件保留修改或者澄清的权利,修改或澄清必须以书面形式通知到每一个投标人。

第二十七条  招标人可根据项目特点决定是否编制标底。编制标底应根据批准的方案与预算,依据有关计价方法,并结合市场供求状况,综合考虑投资、工期和质量等方面的因素实事求是合理确定。一个项目只能一个标底。

第二十八条  根据国家有关规定,可向投标单位收取报名和文件资料费、投标保证金等。所收取的招标报名和文件资料费全部纳入学校财务部门,严格实行“收支两条线”管理。

第七章  投  标

第二十九条  投标人是响应招标、参加投标竞争的法人或者其他组织。应当具备承担招标项目的能力,国家、省有关文件或者招标文件对投标人资格条件有规定的,投标人应当具备规定的资格条件。

第三十条  投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出实质性响应,一般包括下列内容:1.投标书;2.投标人有关资格和资信证明文件,及投标企业法人代表授权书和投标人的身份证复印件;3.开标一览表;4.项目简要说明一览表:项目序号、项目名称、质量要求及技术规格、规模数量及价格表(工程项目报价清单);5.商务和技术偏差说明书(对招标文件某些要求有不同意见的说明);6.提交投标人近3年的业绩表或成功案例;7.项目负责人及该项目的主要技术人员材料及资信证明文件;8.售后服务及其他承诺;9.招标文件要求的或投标人申明的其他需要说明的事项。特殊项目对投标文件的编制规定由招标人确定,但招标人必须在招标文件中说明。

第三十一条  投标文件的有效期应能满足评标和定标的要求。

第三十二条  投标单位投标时,应按招标文件的要求向招标方提交投标保证金。

第三十三条  投标人应当在招标文件规定的投标截止时间内将编制好的投标文件递交给招标人。招标人收到投标文件后,应当签收并妥善保存,不得开启。

第三十四条  投标文件分资格标和商务技术标,商务技术标分正本和副本,投标时投标人应分别标明,当副本与正本内容有矛盾时,以正本为准。

第三十五条  投标人在招标文件规定的投标截止时间前,可以补充、修改、替代或撤回已提交的投标文件,并以书面形式密封后通知招标人。投标人所补充、修改、替代的内容作为投标文件组成部分,具有同等效力。

第三十六条  提交投标文件的投标人原则上不少于三个。少于三个的,原则上应重新招标或由物资采购招标小组决定是否采用其他方式。

第八章  开  标

第三十七条  开标应按招标文件规定的时间、地点公开进行。

第三十八条  开标时,由投标人或者其推选的代表与监标人一起检查投标文件的密封情况,经确认无误后方可开标。整个过程应当记录,并存档备查。

第三十九条  为保证评标工作的公正性、权威性,依照程序组建评标小组负责评标工作。成员由专家、相关职能部门、物资采购招标小组成员若干和用户部门代表组成。评标专家人数为三人以上单数,其中技术、经济等方面的专家由学校招标委员会聘请,一般不少于成员总数的三分之二。用户部门代表数不得大于成员总数的三分之一。专家一般由纪委监察室采取随机抽取确定,特殊项目可以由物资采购招标小组研究确定。与投标人或投标项目有利害关系的人员不得进入相关项目的评标小组,已进入的应更换。评标小组成员名单在中标结果确定前应保密。

第四十条  评标前应制定评标程序及相关纪律。

第四十一条  评标小组应根据规定的评标原则和方法,对投标文件进行系统的评审和比较。在评标过程中,应客观、公正、公平地对待所有投标人,招标文件中没有规定的标准和方法不得作为评标依据。不得任意修改招标文件的内容或提出其他的附加条件作为中标条件。

第四十二条  经评标小组评审,有下列情形之一的,应作为废标处理:

1.投标文件未按招标文件要求编制的;

2.投标报价等关键内容字迹模糊不清的;

3.以联合体方式投标的联合各方无共同投标协议的;

4.投标文件对招标文件提出的实质性要求和条件没有作出实质性响应的;

5.投标价格低于项目的成本或超过项目的最高控制价(不得超过项目的预算)的。评标小组认为投标人的投标价格可能低于成本或明显低于其他投标价格的,应要求其作出书面说明并提供相关证明材料。投标人不能合理说明或不能提供相关证明材料的,视为低于成本的投标价格。

第四十三条  评标过程中应保证评标在严格保密的情况下进行,有关评标情况不得向投标人或与招标工作无关的人员透露。任何单位和个人不得干预、影响评标过程和结果。评标过程中,如有必要可请投标人对其投标内容作澄清解释,澄清解释不得对投标内容作实质性修改并以书面形式提交,作为投标文件的组成部分。

第四十四条  评标小组完成评标后,应提出书面评标报告或纪要向招标人推荐合格的中标候选人或直接确定中标人(重大项目报物资采购招标小组研究决定)。评标报告或纪要由评标小组所有成员代表签字确认归档保存。

第四十五条  评标结果应在学校指定的校务公开栏或资产管理处网页进行公示,时间不少于三日。投标人对评标结果有异议的,可向纪委监察室申请核查。经核查,评标小组违反招标文件的原则和方法进行评标的,应重新组成评标小组进行评标。

第四十六条  评标结果公示无异议后,一般应在三个工作日内由招标人向中标单位发出中标通知,同时告知其他未中标单位。

第四十七条  根据国家和学校规定对评标专家给予一定的咨询和劳务费,具体由资产管理处按财务有关规定执行。

第九章  采购合同

第四十八条  采购合同应当采用书面形式。

第四十九条  中标人在接到中标通知书后,应在规定的时间内与招标人订立书面合同。所订合同不得对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改。用户部门不得向中标人提出任何不合理的要求作为订立合同的条件。用户部门和中标人不得私下订立背离合同实质性的协议。

第五十条  招标文件和中标人的投标文件均为所订合同的组成部分,随合同一并生效。

第五十一条  投标人中标后,如果撤回投标文件拒签合同,作违约论处,没收其投标保证金;造成经济损失的,承担相应法律责任。

第五十二条  资产管理处代表学校严格按照合同法和政府采购法的规范要求和采购文件、供需双方商谈确定的事项与供应商签定合同。合同中有关技术性方面的要求由用户部门和业务主管部门负责组织审核。合同一式五份,省政府采购工作领导小组办公室、财务处、中标或成交供应商各一份;资产管理处二份。合同生效后,双方都应严格执行,不得随意变更。

第五十三条  采购合同履行中,用户部门需追加与合同标的相同物资设备的,在不改变合同其它条款和采购总金额不突破预算的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所补充合同的采购金额不得超过原合同金额的百分之十。

第五十四条  用户部门不得擅自变更、中止或者终止合同。如出现采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的情况,则供需双方应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任。双方有过错的,各自承担相应的责任。

第十章  验  收

第五十五条  验收过程分两阶段进行。第一阶段为初验,初验过程分两步进行,第一步用户部门进行物资的接收验收,主要是对货物的外观、品名、规格型号、生产厂家、产地、数量、配件和技术资料对照采购合同逐一进行核实,填写货物接收登记表,一式三份,使用单位、资产管理处和供应商各一份;第二步用户部门组织专业技术人员进行物资的技术验收,主要是对安装调试好的仪器设备开机运行使用,并依据合同和招、投标文件的要求对仪器设备的性能、技术指标进行验收。用户部门在验收过程中不得提高或降低验收标准,并及时将初验结果报资产管理处。资产管理处对初验不合格的要及时发放限期整改书,初验合格的进入第二阶段验收。第二阶段是根据初验结果由资产管理处会同用户部门提请物资采购招标小组进行正式验收。

第五十六条  项目预算在2万元以下的,由物资采购招标小组委托资产管理处会同用户部门进行验收。贵重仪器设备、大宗货物的验收,必要时应邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。

第五十七条  设备应在安装调试运行使用十个工作日内组织验收。特别是进口仪器设备要严格控制在索赔日期内进行验收。无故延期验收给学校造成经济损失的,要追究使用部门分管领导和使用人员的经济责任。

第五十八条  验收成员应当在验收意见书上签字,并承担相应的法律责任。货物验收合格后,用户部门应及时会同资产管理处办理入库登记、分类编号、分贴条形码等入出库手续和资金的支付与结算。

第十一章  监督与责任

第五十九条  整个招投标过程均应在纪委监察等有关部门监督下进行。

第六十条  学校物资采购招标小组成员,要认真履行《政府采购法》赋予的职责,建立稳定、顺畅的沟通机制,主动配合,形成合力,加强对省级政府采购、学校自行招标采购活动的管理和监督。

第六十一条  各部门应严格遵守并执行国家、省和学校有关物资采购管理的规定。凡未经学校批准将应当实行省级政府采购和学校自行招标采购的项目化整为零或以其他方式规避集中采购,以及将应当实行公开招标或协议定点采购的货物、服务化整为零或以其他方式规避公开招标或协议定点采购的,追究相关责任人的责任。

第六十二条  参与学校采购活动的工作人员应自觉遵纪守法,严格执行工作程序,客观公正地履行职责。违规者由学校依据情节给予相应处理。

第六十三条  各部门和广大教职工有权对学校采购过程的违法违纪行为进行举报。纪委监察室负责对各级采购工作的实施过程进行监察,财务处负责各级采购工作资金开支的审核。上述部门对采购工作中发现的问题要及时提出并加以纠正。

第六十四条  采购部门和采购执行部门及有关人员应当自觉接受和配合有关部门的监督检查,如实反映情况,提供相关资料。

第六十五条  投标单位不得串标,围标、哄抬标价,一经发现,取消其参与投标的资格,没收其投标保证金,且二至三年内不得参与我校任何招标项目的招投标;中标的,取消其中标资格;造成招标人损失的,追究其相应法律责任。

第六十六条投标人如发现招标人或评标小组或中标人或用户部门在招标投标过程中弄虚作假或有营私舞弊等违纪违规行为,可向纪委监察室等有关部门举报。经查属实,依法追究相关人员的责任。

第六十七条  如发生招投标纠纷,招标人与投标人应按照《中华人民共和国合同法》等规定解决。

第十二章  附  则

第六十八条  资产管理处应当严格按照国家有关档案管理的规定,负责建立、保存采购文件档案。采购文件与相应档案资料应当妥善保存,不得伪造、隐匿和擅自销毁、并有专人负责。采购文件与档案资料的保存期为十五年,项目实施完成后应及时移交有关部门或校档案馆。

采购文件包括:采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告、质疑处理及其他有关文件、资料等。

第六十九条  供应商质疑与投诉按省政府采购工作领导小组办公室有关文件规定执行。

第七十条  资产管理处将根据国家和本省颁布的有关省级政府采购管理办法等文件对本办法进行修订。

第七十一条  学校下属的南昌校区、应用科学学院、后勤产业集团可参照本办法执行。

第七十二条  本办法未涉及的事项,按国家及省有关文件规定执行。原学校有关规定与本办法相抵触的,以本办法为准。

第七十三条  本办法由资产管理处负责宣传、解释。

第七十四条  本办法自2012年1月1日起实行。